2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 15:42
Jeder kann seine Arbeit erledigen und sich zufrieden fühlen, und es genügt, die Schlüssel zur Steigerung der eigenen Produktivität zu kennen.
Sicherlich kennen Sie einige Empfehlungen. Ich bin sicher, Sie haben viele Materialien zum Thema persönliche Effektivität studiert und verwenden sogar etwas. Wir alle neigen dazu, Techniken zu verwenden, für die wir unsere eigenen Ressourcen aufgewendet haben. Gleichzeitig liegt auf der anderen Seite der Medaille der Wunsch, uns auf sie zu beschränken, auch wenn sie nicht mehr so effektiv sind.
Und da wir in der Regel bei den alten Taktiken bleiben, hören wir auf, nach neuen, besseren zu suchen. Wir werden sie nicht ändern, denn alles, was wir bisher gemacht haben, wird gut.
Ich nehme an, Sie wollen mehr als nur "es geht". Wenn Sie wirklich das Gefühl haben möchten, dass Ihr Tag nicht verschwendet war, dass Sie heute Ihr Bestes gegeben haben, probieren Sie Folgendes aus 1 5 intelligente Hacks zur Verbesserung der Produktivität:
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Pomodoro-Technik
Sie haben vielleicht schon von dieser Technik gehört, aber die Frage ist, wie genau sie sich auf die Produktivität auswirkt. Die Magie beginnt nach ein paar Wiederholungen. Sobald dieser "Hack" zur Gewohnheit wird, wird die Fähigkeit, sich über einen bestimmten Zeitraum auf eine Aufgabe zu konzentrieren, zehnmal besser. Die Technik schafft Bedingungen, die Sie in die Aufgabe eintauchen, weshalb sie so effektiv ist. Und wenn Sie bedenken, dass Konzentration bereits 50% der Produktivität ausmacht (die anderen 50% sind eigentlich der Beginn der Arbeit), dann kann das Beherrschen von Pomodoro zu einem äußerst einflussreichen Hack in Ihrem Effizienzarsenal werden (Wenn Sie das Bedürfnis und das Interesse daran verspüren Thema, dann wird die Technik selbst in einem separaten Artikel enthüllt)
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Schreiben Sie jeden Morgen die 3 wichtigsten Aufgaben des Tages auf.
Die Angst vor vergeudeten Tagen ist einer der genauesten Killer für Produktivität. Um seine nachteilige Wirkung zu vermeiden, ist es notwendig, jeden Morgen einige Minuten für die Priorisierung und Bestimmung der TOP-3-Aufgaben des Tages zu verwenden. Seien Sie dabei präzise in Ihren Worten und verwenden Sie spezifische Formulierungen. "Hotel finden" ist beispielsweise nicht geeignet. Schreiben Sie stattdessen "Hotelpreise A, B, C anzeigen und vergleichen". Eine solche Formulierung erspart Ihnen das verlockende Surfen im Internet.
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Legen Sie eine bestimmte Zeit fest, um Ihre E-Mails abzurufen
Einer der gefährlichsten Zeitfresser ist das Abrufen von Dutzenden von E-Mails. Und alles beginnt mit einer E-Mail-Benachrichtigung und es dauert 20-30 Minuten, bis Sie zur Besinnung kommen. Um dies zu vermeiden, müssen Sie 2 Mal am Tag definieren, um Ihre E-Mails zu überprüfen. Die optimale Zeit ist vor dem Mittagessen und vor dem Ende des Arbeitstages. So verpassen Sie nichts Wichtiges und verschwenden keine Zeit am Tag.
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Lerne abzulehnen
Viele Leute wissen nicht, wie sie nein sagen sollen, aber wenn Sie Ihre Produktivität wirklich steigern wollen, müssen Sie aufhören, andere den Äther füllen zu lassen. Tatsächlich reicht für die meisten Menschen die Formulierung: "Ich bin gerade beschäftigt. Ich lasse es Sie wissen, wenn ich frei bin." Aber wenn dies Ihr Chef ist, dann gehen Sie wie folgt vor:
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Verwenden Sie die 5-Minuten-Regel – wenn eine Aufgabe in 5 Minuten erledigt werden kann, tun Sie es.
Es ist unvermeidlich, dass im Laufe des Arbeitstages kleine Aufgaben „auftauchen“, aber verschwenden Sie keine Zeit damit, darüber nachzudenken, ob sie erledigt werden sollen oder nicht. Fragen Sie sich stattdessen, ob Sie sie in weniger als 5 Minuten erledigen können. Wenn die Antwort ja ist, tun Sie es. Wenn die Antwort nein ist, fügen Sie die Aufgabe zu Ihrer To-Do-Liste hinzu (unter den TOP-3 wichtig) und nehmen Sie sich später Zeit dafür.
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Werbeblocker verwenden
Es gibt so viele Spaß- und Unterhaltungsseiten im Internet, die katastrophale Auswirkungen auf unsere Produktivität haben! Beginnen Sie mit der Verwendung von Werbeblockern, um ohne die Bedrohung durch plötzliche Popup-Benachrichtigungen und Banner arbeiten zu können. Fragen Sie einfach bei Google nach dem besten Werbeblocker für Ihren Browser und installieren Sie ihn.
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Musik hören
Musik ist eine wunderbare Möglichkeit, konzentriert und produktiv zu bleiben. Da wir unterschiedliche Vorlieben haben, ist es sinnvoll zu experimentieren und genau die Tracks zu finden, die zu dir passen. Sie können auch Ressourcen verwenden, die das allgemeine Hintergrundgeräusch ausspielen. Zum Beispiel simuliert die Ressource Coffitivity () Lärm in einem Café, was Forschung () zeigt, dass unsere Produktivität steigt.
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Vorlagen verwenden (Briefe, Präsentationen, Berichte)
Eine Vorlage ist ein pauschales Dokument, das für alle Aufgaben verwendet wird, die jedes Mal auf die gleiche Weise ausgeführt werden. Versenden Sie regelmäßig E-Mails zur Erinnerung an Mitarbeiter? Erstellen Sie also eine Vorlage dafür. Gleiches gilt für Präsentationen oder Tabellenkalkulationen – finden oder erstellen Sie die gewünschte Vorlage und sparen Sie viel Zeit.
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"Paket" ähnliche Aufgaben
Diese Methode funktioniert, weil Sie für alle im "Paket" enthaltenen Aufgaben die gleiche Einstellung und das gleiche Aktivitätsniveau beibehalten. Zum Beispiel kann die Essenszubereitung durch Geschirrspülen, Reinigen des Herdes usw. ergänzt werden. Und Mails checken - mit den nötigen Anrufen, Vorlagenantworten etc. Versuchen Sie bei der Tagesplanung immer ähnliche Aufgaben zu kombinieren. Dadurch wird Ihr Arbeitsablauf reibungsloser und weniger energieverbrauchend.
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Verwenden Sie eine wichtige / dringende Prioritätsmatrix (Eisenhower-Matrix)
Wie oft, nachdem Sie eine Menge Aufgaben erledigt haben, stellen Sie fest, dass Sie im Wesentlichen nichts Sinnvolles getan haben? Dann sollten Sie dieses Tool ausprobieren.
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Beginnen Sie den Tag "schwer" oder "leicht" (erst schwer oder leicht)
Was Sie morgens tun, schafft die Stimmung für den ganzen Tag. Es gibt 2 Möglichkeiten:
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Verwenden Sie eine "Said-Done"-Regel (sobald eine neue Aufgabe ansteht, planen Sie einen Zeitpunkt für die Bearbeitung ein und verschieben Sie sie nicht)
Haben Sie schon einmal gesagt "Ich komme später darauf zurück"? Eher ja. Sind Sie zurückgekehrt? Häufiger als nicht. Und dann entstand eine ähnliche Aufgabe und noch eine und noch eine.
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Halten Sie Notizbuch und Stift immer "griffbereit"
Das Gedächtnis einer jungen Dame ist, wie Sie wissen, unzuverlässig. Wenn Sie versuchen, sich an alles zu erinnern, was getan werden muss, erstellen Sie am Ende des Tages eine ganze Liste unvollendeter Aufgaben. Riskieren Sie es nicht, schreiben Sie alles auf, was Sie sich merken müssen. Bewahren Sie Notizblock und Stift an Ihrem Arbeitsplatz auf, haben Sie aber auch keine Angst, die wichtigsten Apps auf Ihrem Smartphone zu verwenden. Was Sie Ihrem Gedächtnis anvertrauen, ist nur Ihre Entscheidung.
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Verwenden Sie einen Passwort-Manager oder synchronisieren Sie Konten
Wenn Sie das Internet aktiv nutzen, müssen Sie sich viele Passwörter für verschiedene Sites merken. Und wenn Sie dies wirklich tun, dann verschwenden Sie Ihre psychische Energie damit, was eine Internet-Ressource für Sie tun kann. Installieren Sie einen Passwort-Manager, damit Sie keine Zeit und Energie mehr damit verschwenden, sich Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort zu merken oder danach zu suchen. Ich empfehle Ihnen, sich mit dieser Option genauer vertraut zu machen - sie spart in vielen Situationen wirklich und spart Zeit.
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Arbeiten Sie in der Nähe von natürlichem Licht
Der wichtigste Produktivitäts-Smart-Hack klingt einfach – arbeiten Sie in der Nähe einer natürlichen Lichtquelle (z. B. Sonnenlicht). Untersuchungen haben gezeigt, dass die Einwirkung von Sonnenlicht den Schlaf verbessert und dadurch Ihr Wohlbefinden und damit auch Ihre Produktivität verbessert. Setzen Sie sich daher, wenn möglich, näher am Fenster (idealerweise mit der Möglichkeit, es zur Belüftung zu öffnen). Dadurch profitieren Sie von einer verbesserten Schlafqualität und gesteigerter Produktivität.
a) Hören Sie sich die Aufgabe an
b) Sagen Sie: "Das mache ich gerne, schau es dir erst an."
c) Zeigen Sie ihm Ihre Aufgabenliste
d) Sagen Sie: "Welchen Artikel soll ich verschieben, um Zeit für einen neuen zu haben?"
e) Warte auf eine Antwort
Diese Aktionen sind dem Scheitern sehr nahe, aber vor allem bewahren sie eine Atmosphäre von Professionalität und Verantwortung.
Teilen Sie alle Ihre Aufgaben in 4 Kategorien ein:
1) Wichtig / Dringend (Vorbereitung einer Präsentation für morgen)
2) Wichtig / nicht dringend (Schulung, Arbeit an einer Präsentation für ein Meeting in einer Woche)
3) Nicht wichtig / dringend (Antworten auf SMS, Anrufe)
4) Nicht wichtig / nicht dringend (Internet-Surfen)
Wichtig sind Aufgaben, die sich direkt auf Ihren Lebensstandard oder Ihre langfristigen Ziele auswirken, und dringend sind solche, die sofortiges Handeln erfordern oder Fristen haben.
Die Idee hinter dieser Technik ist, sich auf Kategorie 2 (wichtig / nicht dringend) zu konzentrieren, denn sie investiert in Ihren echten und langfristigen Erfolg und lässt Sie nicht in Kategorie 1 (wichtig / dringend) abtauchen.
So können Sie sich nur auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Es wird auch die Wahrscheinlichkeit einer Anhäufung von "kritischen" Aufgaben minimieren und das "Burnout" verhindern, das eine Folge des Versuchs ist, aufzuholen.
1) Erledige die schwierigste Aufgabe, damit alles andere einfach erscheint
2) Erledige zuerst die einfachste Aufgabe, um etwas Schwung aufzubauen
Die erste Option wird sich sofort mit Inspiration auszahlen, da alles andere im Vergleich dazu "um nichts" ist. Aber die zweite Option wird Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu erleichtern, indem sie die Wahrscheinlichkeit eines Aufschiebens verringert. Welche Wahl ist für Sie am effektivsten? Ich schlage vor, dass Sie zuerst beide ausprobieren und sehen, was am besten funktioniert. Wir sind alle unterschiedlich, also ist es genau richtig, hier zu experimentieren.
Solche Situationen wiederholen sich, weil wir Aufgaben nicht zur To-Do-Liste hinzufügen (lesen - nicht aufschreiben), sondern einfach "vergessen". Das passiert in der Regel bei unwichtigen Aufgaben (Brot kaufen, Päckchen abholen, Garage aufräumen), aber wenn Sie nicht rechtzeitig reagieren, dann haben wir am Ende ein riesiges Problem in Form eines Haufens von überfällige Fälle. Um diese Entwicklung der Situation zu vermeiden, können Sie jede neue Aufgabe einfach der To-Do-Liste hinzufügen und sind nicht auf Ihr Gedächtnis angewiesen. Der nächste Punkt hilft Ihnen dabei.
Teilen Sie diesen Artikel unbedingt, wenn Sie ihn hilfreich finden. Fühlen Sie sich frei, Ihre intelligenten Produktivitäts-Hacks zu teilen. Dies können Sie in den Kommentaren tun.
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