Treffen Im Coaching-Stil. Geheimnisse Effektiver Geschäftskommunikation

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-17 15:42

Als Neuling in der Personalabteilung in der Produktion wartete ich einmal mit Begeisterung auf das erste Treffen der Werksleitung. Ich stellte mir vor, wie produktiv das Managementteam zum Wohle des Teams arbeiten würde.

Mein Untergebener, ein Inspektor der Personalabteilung, der hier fast 50 Jahre lang arbeitete, teilte meine hohen Erwartungen nicht. „Seien Sie nicht überrascht, dass die Personalabteilung für alle Probleme des Werks verantwortlich gemacht wird. Lassen Sie sich von diesem Zustand nicht aufregen, die Führer müssen sich austoben und die Schuldigen finden. Und das Format des Treffens wird eher einem Basar gleichen als einem organisierten Treffen von Kollegen, die zu einer gemeinsamen Entscheidung kommen müssen."

In der Tat fiel mir das Treffen mit einem Mangel an Konstruktivität auf. Alle sprachen praktisch gleichzeitig, ohne einander zu hören und sich nicht an die Tagesordnung zu erinnern. Infolgedessen blieben „brennende“Probleme ungelöst und die ganze Zeit wurde darauf verwendet, unbedeutende Details zu besprechen. Seitdem sind 10 Jahre vergangen, aber nach Angaben von Managern verschiedener Unternehmen finden immer noch ähnliche Treffen statt.

Was kann ich als Coach empfehlen, um Meetings konstruktiv und effektiv zu gestalten? Betrachten Sie die Anfrage und suchen Sie nach Best Practices, um sie zu implementieren. Analysieren Sie zunächst, ob Sie wirklich ein Meeting durchführen müssen oder ob Sie ein anderes Format der internen Kommunikation verwenden können.

Wann soll das Meeting abgehalten werden?

1. Es besteht die Notwendigkeit einer Teamdiskussion über ein Problem oder eine Aufgabe

2. Es ist notwendig, wichtige Informationen mit dem Team zu teilen und die Meinungen seiner Mitglieder zu diesem Thema zu hören.

3. Sie möchten möglichst viele Ideen und Standpunkte zu einem wichtigen Thema sammeln

4. Es gibt ein Problem, das die Ziele der meisten Ihrer Untergebenen beeinflusst.

5. Wissen Sie, dass das Team sich zusammentun und ein Problem gemeinsam lösen möchte und gleichzeitig die Verantwortung für die Umsetzung verteilt?

Wann sollten Sie kein Meeting abhalten?

1. Es ist sinnvoll, andere Kommunikationstools zu verwenden, ohne die Leistung zu beeinträchtigen

2. Die Aufgabe ist dringend / wichtig und die Verzögerung bei der Lösung kann zu teuer sein

3. Die Frage ist zu persönlich, um sie öffentlich zu diskutieren

4. Nicht genügend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung des Meetings

5. Möchten Sie das Meeting als Werkzeug nutzen, um jemanden von Untergebenen zu bestrafen

Alle zehn Punkte lassen sich in einem Satz zusammenfassen. Führen Sie eine Besprechung durch, wenn Teamarbeit erforderlich ist, und halten Sie keine Besprechung ab, wenn dies nicht erforderlich ist.

10 Tipps für effektive Meetings

Ziel. Bestimmen Sie selbst, zu welchem Zweck Sie ein Meeting organisieren müssen? Welche Ergebnisse und in welcher Form möchten Sie am Ende des Meetings erhalten? Müssen Entscheidungen getroffen werden? Welche Schwierigkeiten können auftreten und wie können sie neutralisiert werden? Inwieweit stimmen die Ziele der Sitzungsteilnehmer überein / unterscheiden sie sich? Sind Zielkonflikte möglich? Je sorgfältiger die erste Stufe ausgearbeitet wird, desto weniger Widerstände werden während des Meetings aufkommen

Teilnehmer. Die Zusammensetzung der Sitzungsteilnehmer wird nach ihren Zielen gebildet. Laden Sie diejenigen ein, die einen wirklich wichtigen Beitrag zur Diskussion der Tagungsthemen leisten können. Testen Sie Ihre Motivation, eine Arbeitsgruppe zu rekrutieren, verwandeln Sie Meetings in ein Theater mit einem Schauspieler (Ihrem selbst)? Ist es wirklich diese Aufstellung, die produktiv sein wird? Es lohnt sich, die Zusammensetzung der Teilnehmer ständig zu ändern und für jedes Treffen individuell zu gestalten. Dies wird dem Manager helfen, Routine zu vermeiden und die Gruppendynamik positiv zu beeinflussen

Format. Wählen Sie je nach Ihren Aufgaben das beste Meeting-Format. Wenn Sie zum Beispiel brauchen

1) das Team über die Neuerungen informieren

Führen Sie ein „Meeting – Informationsbotschaft“durch. Aufgabe eines solchen Treffens ist es, die Teilnehmer so gut wie möglich über die anstehenden Veränderungen zu informieren, das Ziel ist es, Widerstände abzubauen. Ein gutes Werkzeug, um einer Führungskraft zu helfen, wäre eine SWOT-Analyse.

2) Aufgaben festlegen und Verantwortlichkeiten zuweisen

"Besprechungsordnung". Ein sehr strukturiertes und klares Format, Kontrolle der Situation, Ziel ist es, Verantwortung durch die Teilnehmer selbstständig zu verteilen. Dadurch wird das Maß an Direktiven, das die Qualität der Aufgabenerfüllung beeinträchtigen kann, verringert.

3) zu einer gemeinsamen Entscheidung kommen

Organisieren Sie eine "Meeting-Negotiation", bei der Sie sich die Ansichten aller Teilnehmer anhören. Win-Win-Meeting-Strategie, die Rolle des Leiters ist der Moderator. Die Werkzeuge dieses Formats sind Brainstorming, Multipositionsumfrage, Umfrage mit Karten, Problemanalyseschema usw.

Problemanalyseschema, T. Edmüller

4) kombinieren, um das Problem zu lösen

Mediation Meeting ist das optimale Format für ein solches Meeting. Es ist sehr wichtig, einen Moderator zu finden, der die Autorität des Teams genießt. Ein Anführer ist möglicherweise nicht immer die beste Wahl. Viel effektiver ist es, einen externen Spezialisten (Mediator, Coach, Berater) einzuladen.

5) Ideen sammeln

„Meeting – Brainstorming“ist in diesem Fall zu 100 % die beste Lösung. Die Hauptsache bei diesem Format ist, die Regeln und den Brainstorming-Algorithmus zu befolgen. Und bewahren Sie auch eine Atmosphäre der Offenheit und Leichtigkeit, und denken Sie daran, dass Kritik die Effektivität solcher Treffen tötet

6) Kompetenz verbessern

"Meeting-Lernen". Dieses Format ermöglicht es der Führungskraft, als Trainer oder Coach zu fungieren. Teilen Sie nützliche Informationen mit Ihren Untergebenen, diskutieren Sie sie und planen Sie, wie Sie sie in die tägliche Funktionalität implementieren. Ein guter Fund für Führungskräfte sind 30-minütige Meetings mehrmals pro Woche / Monat, die von ihnen speziell für die Entwicklung von Untergebenen organisiert werden. Eine Kompetenz – eine Entwicklungstechnik – ein Aktionsplan ist ein grober Algorithmus für solche Meetings

Ein Ort. Wo Sie sich mit Ihrem Team treffen, wird durch den Zweck und das Format des Meetings bestimmt. Das Trainingsformat und „Mediationsmeetings“können Räume unterschiedlicher Größe und Ausstattung erfordern. Denken Sie darüber im Voraus nach. Es ist auch notwendig, dass sich die Teilnehmer sehen und Blickkontakt mit dem Leiter des Meetings herstellen können

Planen. Ihr Besprechungsplan sollte schriftlich sein. Tatsächlich handelt es sich um eine Tagesordnung, die die folgenden Punkte umfasst

- Datum, Uhrzeit, Ort

- der Zweck des Treffens

- zu besprechende Themen

- das gewünschte Ergebnis des Treffens und dessen Form

- Format

- der Initiator und wer das Meeting abhält

- eine Liste der Teilnehmer, auch der von außen eingeladenen

Senden Sie den Besprechungsplan an die Besprechungsteilnehmer, diese möchten möglicherweise ihre Fragen hinzufügen. Um Zeit zu sparen, können Sie mehrere Probleme in einem Meeting lösen

Regeln. Die Grundregeln für die Durchführung von Meetings werden vom Team festgelegt und können sich von Meeting zu Meeting unterscheiden. Aber es gibt dauerhafte Regeln, wie z. B. Einhaltung von Fristen, Vereinbarungen zu Entscheidungsträgern, Einschränkungen durch die Unternehmenspolitik, Vereinbarungen zum Konfliktmanagement etc

Protokoll. Dies ist eine Art Zusammenfassung des Treffens, die alle wesentlichen Punkte beschreibt. Er wird vom Sekretär der Versammlung auf der Grundlage der während der Versammlung gemachten Aufzeichnungen erstellt. Das Protokoll wird vom Leiter, dem Sekretär der Sitzung sowie von den wichtigsten Teilnehmern (den im Aktionsplan angegebenen) unterzeichnet. Eine Kopie des Protokolls wird allen Teilnehmern der Sitzung zugesand

Zeit. Zeitmanagement ist einer der Schlüsselaspekte der Meeting-Effizienz. Beginnen Sie das Meeting immer zum vereinbarten Zeitpunkt, da Sie später keine Pünktlichkeit erreichen können. Legen Sie Zeitrahmen für alle Punkte im Plan fest und überwachen Sie deren Umsetzung. Befolgen Sie die 60 x 20 x 20-Regel:

Verbringen Sie 60 % Ihrer Zeit mit dringenden / wichtigen Angelegenheiten.

Lassen Sie 20% der Zeit mit unvorhergesehenen Themen und plötzlich auftauchenden dringenden Fragen

Weisen Sie 20% der Zeit der sogenannten zu. soziale Bedürfnisse - Pausen, Mittagessen, Gespräche usw.

Das Ende. Um das Meeting gut zu beenden, machen Sie eine Bestandsaufnahme der Teamarbeit. Notieren Sie, was das Team erreicht hat, gehen Sie die Punkte des entwickelten Plans durch, stellen Sie sicher, dass alle Anwesenden das Geplante verstehen und unterstützen. Generieren Sie am Ende des Meetings eine zusammenfassende Benachrichtigung, die an alle Meeting-Teilnehmer gesendet wird, einschließlich derer, die abwesend sind. Tragen Sie darin eine Teilnehmerliste, die wichtigsten Diskussionsfragen, getroffenen Entscheidungen, einen Aktionsplan und die Verantwortlichen für jeden seiner Punkte, Fristen, Kontrollpunkte, das Datum des nächsten Treffens ei

Die Kontrolle. Situationen, in denen alles mit einem Meeting endet, sind keine Seltenheit. Um handeln zu können, braucht es Lust und Motivation sowie Kontrolle über die Umsetzung von Entscheidungen. Definieren Sie Kontrollpunkte und Verantwortliche direkt im Meetin

Schwierigkeiten, Besprechungen abzuhalten

1. Konflikt

In Meetings kommt es oft zu Konfliktsituationen. Manchmal flammen sie so auf, dass das Treffen zu einem Strom von gegenseitigen Anschuldigungen und persönlichen Angriffen wird. Was sollte der Manager in diesem Fall tun?

- Verschieben Sie die Diskussion des kontroversen Themas und lösen Sie es später im Rahmen dieses Treffens. Bis dahin werden die Leidenschaften nachlassen und die Teilnehmer können sich konstruktiv ausdrücken.

- Übersetzen Sie die Lösung des Problems in ein individuelles Format und treffen Sie sich mit Konfliktparteien außerhalb der Hauptversammlung

- Beheben Sie die Frage und laden Sie sie ein, sie beim nächsten Treffen zu berücksichtigen

- Biete einen Kompromiss an

2. Kommunikationsbarriere

Ratschläge, Drohungen, Kritik, Vorwürfe, "Diagnosen" und Kennzeichnungen, Empfehlungen, Anordnungen, Klischees und gängige Formulierungen können einem Treffen im Wege stehen. Kommunikationsbarrieren verursachen Widerstand und Antipathie. Es ist wichtig, dass der Leiter solche Dinge bemerkt und die Mitglieder der Arbeitsgruppe darauf aufmerksam macht. Um Kommunikationsbarrieren zu beseitigen, erstellen Sie diesbezüglich eine zusätzliche Arbeitsregel. Und auch die Kommunikationskompetenz des Teams systematisch verbessern

3. Fehle

Nachteile und Fehler bei der Durchführung von Meetings können in jedem Unternehmen festgestellt werden. Die typischsten sind:

- Nichteinhaltung der gesetzten Ziele

- Nichteinhaltung der Vorschriften

- fehlende Informationen für Besprechungsteilnehmer

- Mitarbeiter in der produktivsten Zeit halten

- Druck vom Kopf oder umgekehrt, Passivität und Duldung

- Untätigkeit nach dem Treffen

Ihre Meetings können zu einer wertvollen Managementressource oder einem schwarzen Loch werden, in dem sich die Zeit spurlos auflöst. Es ist deine Entscheidung.